Bornes en entreprise : comment facturer les salariés ?

Que vous soyez à la tête d’une entreprise ou salarié d’une société, le passage à la mobilité électrique est inévitable. En effet, la Loi d’Orientations des Mobilités (LOM) prévoit déjà l’implantation des bornes de recharge dans les parkings des entreprises d’ici fin 2022. Alors, comment facturer les salariés pour leur utilisation des bornes de recharge en entreprise ? IZI by EDF répond à toutes vos questions.

Quel type de forfait pour facturer les salariés ?

Pour installer une borne de recharge pour véhicules électriques, il faut un investissement conséquent. Vous pouvez récupérer cet investissement en facturant vos salariés au mois et en leur proposant un forfait de recharge abordable. En effet, la facturation des sessions de recharge peut être faite à l’aide d’un forfait, au temps, ou par kWh d’électricité consommé.

Sachez que vous pouvez faire un mix de plusieurs options, ou proposer un abonnement à tarif unique au mois, selon le nombre d’employés. Il n’y a donc pas de règle établie, à vous de définir ce qui correspond le mieux à vos salariés et à votre entreprise !

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Que choisir entre le temps et le kilowattheure pour facturer les salariés ?

Deux types de facturations peuvent êtres mises en place : la facturation au temps et la facturation par kWh.

Facturation au temps

Elle convient parfaitement aux entreprises où le nombre d’utilisateurs est élevé par rapport au nombre de bornes. Sont concernés par exemple les restaurant, les hôtels ou les magasins et parkings où le stationnement est payant au temps. Ce type de facturation incite à libérer la borne une fois la recharge terminée. Cependant, les utilisateurs qui se voient dans l’incapacité de déplacer leur véhicule se retrouvent pénalisés, de même que les véhicules dont le temps de recharge est assez long. Par ailleurs, elle nécessite la mise en place d’une solution de refacturation automatique.

Facturation par kWh

Mieux adaptée à toutes les entreprises, PME, petites entreprise et freelance compris, la facturation par kWh est souvent la plus utilisée. Elle est recommandée pour ne pas pénaliser les utilisateurs dont le véhicule se recharge plus lentement. Contrairement à la facturation au temps, celle par kWh permet une facturation équitable de chaque utilisateur. De plus, elle offre des retours sur investissement clairs par rapport aux coûts de l’électricité. En revanche, elle incite moins à libérer la borne une fois la recharge terminée. Autre inconvénient de cette méthode : elle nécessite la mise en place d’une solution de refacturation automatique.

Combien facturer l’heure ou le kilowattheure ?

Pour fixer le prix de la recharge par kilowattheure ou au temps, vous êtes relativement libre. Mais pour récupérer votre investissement et permettre à vos salariés de facilement recharger leur véhicule électrique pendant qu’ils sont au travail, vous devez tenir compte de trois facteurs importants :

• Le prix du kWh en fonction de votre fournisseur d’énergie ;
• Les coûts d’installation des bornes de recharge ;
• Le statut de l’employé dans l’entreprise.

Quelle solution de refacturation mettre en place ?

Vous avez à votre disposition diverses solutions pour facturer les recharges de vos salariés. Vous pouvez gérer vous-même la refacturation ou l’automatiser grâce à un système de supervision de la borne de recharge. Celui-ci permet de faire la remontée de données pour facturer automatiquement les utilisateurs. Ainsi, pour une gestion automatique vous pouvez utiliser un coffret de communication, une borne monétique, une armoire monétique, …

Par ailleurs, vous pouvez effectuer votre choix entre ces différents équipements automatiques en vous basant sur vos besoins.

Fonctionnalités du coffret de communication

Celles-ci sont relatives à la gestion de fichiers utilisateurs, des abonnements, à la facturation par prépaiement, par forfait, par utilisation au mois ou par abonnement. À cela s’ajoutent l’information instantanée de l’état des bornes et des éventuels défauts, les statistiques sur la consommation ainsi que la console internet de gestion utilisateur. Vous aurez aussi accès à une gestion géographique de la disponibilité des bornes de recharge. Dans ce type de coffret, une application pour smartphone avec accès à la console internet de gestion utilisateur et guidage vers les bornes disponibles est intégrée.

Fonctionnalités de la borne monétique 

Pour ce qui est de la version standard, les fonctionnalités incluses sont les suivantes : la gestion de fichiers utilisateurs et des abonnements, et la facturation par prépaiement. Le pilotage jusqu’à 8 prises et l’affichage-écran LCD sont quelques fonctionnalités supplémentaires de la version standard.

Quant à la version supérieure, elle permet la gestion des fichiers utilisateurs, des abonnements, le pilotage jusqu’à 32 prises et l’affichage-écran tactile. La facturation peut se faire par prépaiement, par forfait, par utilisation au mois ou par abonnement. Les informations sur l’état des bornes (éventuels défauts) et leur disponibilité géographique sont transmises de manière instantanée. De plus, l’application pour smartphone permet de trouver les bornes disponibles grâce à une console internet de gestion utilisateur et de guidage.

Fonctionnalités des armoires monétiques

Ces armoires monétiques disposent des mêmes fonctionnalités que les bornes monétiques (version standard et supérieure). Elles proposent un système de carte à puce type badge utilisateur. La centralisation des fonctionnalités de contrôle et de mise en fonction des prises facilite la facturation du service de recharge.